Dans l’univers professionnel, l’extrait Kbis est un document incontournable pour toute entreprise. Il s’agit de la carte d’identité officielle des sociétés inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), garantissant leur existence légale. Dans cet article, nous vous aidons à comprendre sa définition, ses éléments constitutifs ainsi que ses utilisations.
Qu’est-ce qu’un extrait kbis ?
L’extrait kbis est une preuve de l’immatriculation d’une entreprise auprès du RCS avec mention de ses caractéristiques principales. Ce document rassemble les informations essentielles sur l’entreprise, telles que :
- Le numéro SIREN (Système d’Identification du Répertoire des ENtreprises) identifiant chaque entreprise en France ;
- Le nom commercial ou la dénomination sociale;
- Le statut juridique (indépendant, SAS, SARL…);
- L’adresse du siège social;
- La date de création de l’entreprise;
- Les dirigeants et mandataires sociaux;
- Les éventuelles procédures collectives.
A noter que ce document présente également le RCS compétent, selon lequel l’entreprise a été immatriculée. Les Greffes des Tribunaux de commerce sont chargés de la tenue du RCS et donc de la délivrance des extraits Kbis.
En quoi consiste la demande d’extrait kbis ?
Pour obtenir un extrait Kbis, vous pouvez effectuer une demande en ligne sur le site du registre concerné, par courrier ou directement auprès du greffe du tribunal de commerce territorialement compétent. Le coût et le délai pour se procurer l’extrait varient selon les modalités de demande choisies.
Demande en ligne
La demande en ligne est la manière la plus rapide et facile d’obtenir votre extrait Kbis. Les sites officiels tels que Infogreffe permettent cette démarche simplifiée. Il suffit de renseigner le SIREN de l’entreprise recherchée, s’il s’agit de votre propre société ou d’une autre, et de régler les frais requis pour recevoir le document sous forme électronique.
Demande par courrier
Si vous préférez soumettre votre demande par courrier, il vous faudra envoyer un formulaire rempli et signé par vos soins au greffe compétent. Certains sites internet mettent à disposition ce type de formulaire pour faciliter les démarches administratives. Joignez-y un chèque ou un mandat-cash pour le règlement des frais, généralement fixés à environ 4€.
Demande au guichet du greffe
Enfin, il est possible de se rendre directement au greffe du tribunal concerné pour effectuer une demande d’extrait Kbis. Cette option peut être utile si vous avez besoin du document dans un court délai, mais elle exige que vous consacriez votre temps et vos ressources pour réaliser la démarche.
Pourquoi et quand utiliser un extrait kbis ?
Le extrait Kbis est généralement requis lors de diverses situations impliquant l’entreprise. Voici quelques exemples :
Ouverture d’un compte bancaire professionnel
Afin de garantir le sérieux de l’entreprise, les banques exigent souvent un extrait Kbis récent (moins de 3 mois) lors de l’ouverture d’un compte professionnel. Ce document prouve ainsi l’enregistrement légal de l’entreprise et ses caractéristiques essentielles.
Souscription d’un contrat d’affaires
Que ce soit pour conclure un partenariat, souscrire une assurance spécifique ou encore louer des locaux professionnels, la présentation d’un extrait Kbis peut s’avérer nécessaire pour valider certains contrats avec des tiers. Dans ce contexte, il permet d’attester la qualité de l’entreprise concernée et de sécuriser ses engagements.
Participation à des appels d’offres
Lorsque l’entreprise souhaite participer à une procédure d’appel d’offres, notamment pour obtenir un marché public, la présentation d’un extrait Kbis est souvent obligatoire. Il constitue un gage de confiance pour les autorités compétentes sur la légitimité de l’entreprise.
La validité et la mise à jour de l’extrait kbis
Il est important de noter que l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité légale fixée. En revanche, les tiers et partenaires peuvent exiger un document datant de moins de trois mois pour assurer la fiabilité des données. Les entreprises doivent donc veiller à procéder aux mises à jour nécessaires en cas de modification de leur situation (changement d’adresse, réaménagement du capital ou entrée/sortie d’un dirigeant).
Pour terminer, il se présente également un extrait Kbis spécifique pour les entreprises individuelles soumises au registre du commerce et les sociétés immatriculées en Union Européenne.